Progiciel de gestion comptable : comment faire le bon choix pour son entreprise ?
Les premiers mois d’activité d’une entreprise, le dirigeant met en place les processus de base pour bien gérer son activité au jour le jour. A ce stade, il doit réfléchir aux démarches nécessaires pour assurer une gestion efficace des transactions et choisir les progiciels les plus performants pour lui et son équipe. Dans cet article, vous trouverez plusieurs conseils pour choisir le progiciel de gestion comptable le plus adapté pour votre activité.
Le progiciel de gestion comptable dépend de la taillé de chaque structure
Avant de réfléchir aux critères de choix avancés, les experts des progiciels de gestion recommandent aux dirigeants de se poser des questions sur la taille de leurs entreprises et sur les besoins liés à leur activité.
Lorsqu’une entreprise travaille en collaboration avec un expert-comptable, elle peut choisir tout simplement un logiciel de base, qui lui mettra à disposition les fonctionnalités donc elle a besoin dans son activité quotidienne. Cette solution est suffisamment complète pour pouvoir émettre et suivre les factures, préparer les devis et tenir la comptabilité.
En revanche, les besoins des utilisateurs d’une PME tendent à devenir complexes, surtout si elle concerne un secteur spécifique. La plupart des PME sont amenées à gérer elles-mêmes leur comptabilité. Cela dit, elles disposent d’un service Comptabilité ou au moins d’un Responsable Administratif en interne. Cette personne aura donc besoin d’un progiciel de gestion performant, qui comprend des fonctionnalités plutôt complexes telles que la prise en compte de la TVA, le calcul des prix en tenant compte des pays d’exportation et de leurs devises, ou encore les déclarations propres à certains secteurs d’activités.
Comment un progiciel de gestion peut aider à gagner en productivité ?
Les progiciels de gestion financière ont pour but de regrouper sur un seul outil toutes les informations liées aux transactions de l’entreprise. Chaque utilisateur pourra y avoir accès à tout moment, depuis son ordinateur de bureau ou son téléphone mobile.
Grâce au progiciel de gestion, chaque opération est automatisée. Ce qui permet de simplifier les différents processus : ajout de nouveaux clients dans la base de données, préparation des devis et des factures, validation des transactions financières.
Les solutions progicielles sont conçues de manière à détecter les erreurs de saisie et les erreurs liées aux différentes opérations. Ainsi, les utilisateurs peuvent avoir la certitude que leurs entrées sont correctes.
En plus du fait que le risque d’erreur est considérablement réduit, les progiciels de gestion les plus performants sont paramétrés pour prendre en compte les réglementations en vigueur dans un secteur d’activité donné. Cela dit, ils peuvent vérifier si les bons de commande et les factures sont conformes à la réglementation, afin de proposer des modifications. Un réel avantage pour les entreprises qui doivent respecter des lois spécifiques et qui risquent des pénalités en cas de non-conformité des documents ou d’oubli d’une démarche administrative.
Par conséquent, les progiciels de gestion présentent divers avantages pour les entreprises quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité. Ils leurs permettent de gagner du temps dans leurs interventions quotidiennes et les aident dans le processus de prise de décision.
