Indispensable. C’est ce que les cartes d’entreprise sont en train de devenir dans le monde des affaires. En fait, un nombre croissant d’entreprises adoptent des programmes de cartes d’entreprise pour leurs activités. Et les raisons sont multiples.
Les avantages des cartes professionnelles
En utilisant une carte professionnelle; les entreprises jouissent de nombreux avantages à savoir :
- Les finances peuvent mieux gérer les flux de trésorerie, car les avances en espèces appartiendraient au passé. De plus, les responsables auront un meilleur suivi des dépenses de votre enseigne grâce à la centralisation des données de transaction avec les cartes professionnelles.
- Cela améliore le crédit commercial de l’entreprise, ce qui, à son tour, aidera votre entreprise à se développer.
- Les employeurs peuvent profiter des incitations (récompenses, remises en argent, etc.) associées à l’utilisation de la carte de crédit.
- Les employés n’auraient pas à attendre leur remboursement. Il suffit de glisser la carte, et ils sont prêts à partir. Dans la majorité des cas, les employés sont en effet emmener à régler les dépenses et ensuite attendre leur remboursement auprès de la société pour laquelle ils travaillent. Désormais, les échanges monétaires sont plus facilités.
Les pratiques à mettre en œuvre
Cela dit, tout comme une pièce de monnaie a deux faces; si vous ne surveillez pas les dépenses de votre carte d’entreprise, cela peut vous mener à une tonne de problèmes.
Étant donné que les cartes d’entreprise sont conçues pour faciliter les dépenses, il est probable que vos employés seront tentés de dépenser un peu plus que ce que vous souhaitez. Selon une étude, cela pourrait nuire à la santé financière de votre entreprise. Pour éviter les pertes, il est possible de mettre sur pieds quelques règles strictes à savoir :
- Vérifiez les dépenses avec des preuves:
Inutile de dire que les reçus sont la meilleure preuve. Bien que l’IRS impose des reçus pour des dépenses sur un montant fixe, il est sage de les demander quand même. Vous saurez clairement si vos employés dépensent correctement. Il élimine également les fraudes potentielles des employés en enregistrant de nombreuses dépenses inférieures à la limite imposable.
- Émission de cartes d’entreprise uniquement lorsque cela est nécessaire:
Donner votre carte d’entreprise à vos employés est un signe de confiance. Mais il n’est pas impératif que tout le monde ait les meilleures intentions à l’esprit quand il glisse la carte. Étant l’un des moyens les plus faciles de se livrer à la fraude, les entreprises ne doivent fournir ces cartes d’entreprise aux employés que lorsque cela est essentiel. Si vous utilisez une carte d’entreprise pour l’ensemble de l’équipe, assurez-vous que votre système de gestion des voyages et des dépenses vous permet d’affecter ces dépenses aux utilisateurs respectifs.
Rendre votre programme de carte d’entreprise meilleur
Avec un scénario de plus en plus répandu de cartes de crédit d’entreprise, il est plutôt nécessaire que vous utilisiez un logiciel de reporting de dépenses qui puisse vous aider à mieux les gérer. Le fournisseur de service idéal vous fournira des rapports instantanés, la conformité aux politiques, les workflows d’approbation et les remboursements.
