S’il est bien relayé par les médias, un salon professionnel ou une conférence constitue un véritable outil de communication et un levier important pour optimiser l’image de marque d’une entreprise. Toutefois, sa réussite repose sur plusieurs paramètres. L’équipe organisatrice doit donc prendre en compte certains détails pour que l’événement soit un succès. Heureusement, les entreprises peuvent désormais s’appuyer sur le savoir-faire des prestataires événementiels.
Aperçu sur les étapes à suivre pour assurer le succès d’un événement professionnel
L’événementiel est devenu, au fil des années, un levier marketing et de communication indissociable des entreprises. Mais pour réussir un événement professionnel, l’enseigne doit s’organiser convenablement. La première étape consiste à la définir les objectifs, la thématique, les cibles et la date.
Si l’on cible une audience professionnelle telle que les cadres ou les clients VIP, il vaut mieux privilégier les mardis et les jeudis. En effet, en milieu de semaine, le volume de travail est généralement moins important. En revanche, il faut éviter les périodes de vacances scolaires et le mois de décembre, sauf si la manifestation est destinée au personnel interne. Le parfum des fêtes apportera une ambiance unique à un team building ou une soirée de fin d’année.
Ceci étant fait, vient ensuite le temps de choisir une salle de réception. Si les locaux de la société ne permettent pas de recevoir tous les invités, il vaut mieux louer un espace extérieur. On doit cependant penser à la capacité du lieu d’accueil. Plus les convives seront nombreux, plus l’endroit doit être spacieux. Enfin, pour dynamiser l’événement, on veillera aussi à prévoir une animation.
Confier les postes importants à des prestataires externes
Aujourd’hui, peu de sociétés prennent en charge l’organisation d’un événement professionnel. Startup, PME, multinationales ou grand groupe, la plupart des enseignes préfèrent attribuer cette tâche à une entreprise événementielle. Dans le cas où la structure dispose d’une équipe dédiée à l’événementiel, celle-ci ne pourra pas se suffire à elle-même. Elle devra tout de même confier les postes les plus importants à des professionnels.
Comme les PLV restent des éléments indissociables de tout événement corporate, les prestations d’une agence spécialisée en PLV et en création de visuels sont indispensables. Aussi, pour théâtraliser les lieux, il faut consacrer un budget pour la décoration et la location de certains mobiliers.
Enfin, si la manifestation prévoit un banquet ou un cocktail, il sera nécessaire de contacter un traiteur événementiel. En effet, lors de la fête de fin d’année, une remise de prix, un team building ou encore une soirée de lancement de produit, la qualité de la restauration est déterminante. La sélection des prestataires se fera selon plusieurs critères comme les tarifs, la localisation, les services associés, les formules ainsi que la réputation de l’équipe. Par ailleurs, on pensera aussi à choisir un traiteur qui offre des menus variés ou qui renouvelle sa carte en fonction des saisons. Pour trouver un restaurateur fiable, il suffit désormais de faire quelques recherches sur internet. On n’oubliera pas de demander plusieurs devis afin de comparer les offres. Néanmoins, il est conseillé de choisir un professionnel qui a acquis une certaine expérience. Cela évitera les mauvaises surprises.
