La procédure amiable est l’action de relancer le client permettant à l’entreprise de régler ses créances par le biais de la communication. Essentielle pour l’assurance de se faire payer, et la maintenance d’une gestion saine de la trésorerie. La procédure amiable est la forme non juridictionnelle qui permet à l’entreprise de s’abstenir des litiges. En ayant recours à un recouvrement amiable mis en place par une procédure efficace, l’entreprise va économiser de l’argent ainsi que du temps, tout en conservant sa relation avec le client en question.
Le lexique de l’entrepreneur en donne une bonne définition.
Ce que disent les lois Françaises
En effet, le retard des paiements revient cher aux entreprises. Cela risque de bloquer la croissance de ces dernières et a des conséquences à l’échelle nationale. Pour cette raison, l’État de la France a imposé une réglementation sur les créances professionnelles. Cette mesure étatique et les sanctions qui y sont liées sont nécessaires pour l’entreprise lors de leur procédure amiable.
Nous trouvons :
La loi de modernisation de l’économie (LME), qui, pour aider les entreprises, a mis en place une politique de diminution des délais de paiement depuis 2009. Le but de cette procédure est d’atténuer les crédits entre les entreprises et d’assurer plus de liquidité dans le circuit économique
L’article L441-6 du Code de commerce impose de limiter les délais de paiement à 60 jours nets ou 45 jours fin de mois à partir de la date de facturation. Ce même article envisage des sanctions civiles et pénales à l’encontre des contrevenants.
Il est à noter que les transactions commerciales pour les pays hors UE, ont un délai de paiement de 90 jours à partir de la date de facturation.
Le décret du 02 octobre 2012 fixe un montant d’indemnité forfaitaire de 40.00 € au premier jour du dépassement de délai de paiement. Une indemnisation peut s’ajouter au cas où le coût engagé par l’entreprise créancière dépasse les frais de l’indemnité forfaitaire.
NB : il est essentiel que les GCV ainsi que les factures indiquent le délai des paiements, les indemnités forfaitaires et les pénalités de retard.
Exception :
Le décret en application de la loi du 28 janvier 2013 permet de retarder le délai des paiements exceptionnellement pour le marché public ainsi que pour le secteur de transport.
En effet, l’application des pénalités de retard et des indemnités forfaitaires ne se font pas d’une manière systématique, même si la loi l’autorise. La procédure amiable qui se base sur la relance des clients est un motif de pression assez puissant.
La mise en place d’une procédure amiable efficace et efficiente
L’intérêt d’une procédure amiable efficace est de réduire le délai des paiements. Elle vise principalement à assurer une trésorerie optimale et à éviter que les 2 parties se justifient dans l’acte introductif d’instance en dépit desarticles 56 et 58 du Code de procédure civile .
La procédure amiable se base sur trois étapes essentielles :
La prévenance
La première étape implique d’apprendre au client que la date limite approche. Au cas où l’entreprise s’initie à communiquer à l’autre partie avant l’échéance, elle se permet de se mettre en avant d’où la valorisation de l’image de sa marque. Cela réduit également le risque de transformer les litiges en contentieux.
La relance
En effet, la relance est généralement automatisée et se fait par mail ou téléphone en visant le payeur qui est en retard. Mais la meilleure manière de relance reste celle qui est personnalisée. Une relance réussie implique une note personnelle pour chaque facture et payeur.
Le remerciement
L’étape finale implique le remerciement. Cela va valoriser votre image de marque, mettre en avant votre professionnalisme ainsi que l’efficacité de votre communication. Le remerciement sera transmis une fois que le paiement est effectué, soit à l’heure, soit après un retard dû à un empêchement majeur.
Personnel et signé, le recouvrement à l’amiable (délai de paiement et remise de dettes) vise seulement les créanciers qui ont accepté cette procédure amiable. Fixer la date limite va permettre d’assurer le côté financier et aider à repartir sur une nouvelle voie plus saine.
