Aujourd’hui, la dématérialisation fait couler beaucoup d’encre. Effectivement, l’article 222 de la loi Macron oblige les entrepreneurs à reconnaitre la valeur juridique des factures électroniques. Ce faisant, les autorités compétentes ont mis en place le portail chorus pro pour faciliter la collaboration avec ses prestataires du secteur privé. Tout cela encourage les chefs d’entreprise à se servir d’une documentation dématérialisée. D’ailleurs, cette transformation permettra d’optimiser le fonctionnement de la société.
La dématérialisation : de nombreux avantages à la clé
Quelques chefs d’entreprise sont peu enthousiastes à l’idée de dématérialiser les documents. Ils estiment que cette transformation engage des dépenses démesurées. Pourtant, le montant investi sera largement amorti. Effectivement, l’utilisation de pièces dématérialisées est essentielle pour simplifier les formalités administratives.
Au sein du département financier, les comptables ne manipuleront plus des factures ou des notes de frais sous format papier. Ils accéderont à des dossiers soigneusement classés grâce au système informatique de la compagnie. Ce qui évite les déplacements lorsqu’on recherche un bulletin de paie ou encore un reçu.
Pour les responsables des ressources humaines, ce changement permet de gagner du temps au quotidien. Effectivement, ces gestionnaires parviendront à surveiller efficacement le personnel puisqu’ils conserveront l’historique des demandes de congés de chaque employé. Par ailleurs, il sera bien plus simple de calculer la rémunération de chaque salarié en prenant en compte leur assiduité.
D’un point de vue général, l’enseigne arrivera à limiter ses dépenses d’approvisionnement. Le dirigeant n’aura plus à consacrer une somme conséquente pour l’achat de papier. De plus, l’entreprise n’aura plus besoin d’aménager une salle d’archive. Cette transformation s’inscrit aussi dans la modernisation des outils de gestion. La dématérialisation est la suite logique de l’informatisation des services. En effet, elle permet d’exploiter au mieux les logiciels utilisés au sein de la compagnie.
Dématérialiser ses documents : les principaux points à connaitre
Comme évoqué précédemment, les entrepreneurs craignent le coût de cette transformation. Ils redoutent l’achat d’équipements couteux et le recrutement de nouveaux collaborateurs. Cependant, opter pour une solution de dématérialisation permettra de faire des économies tout en profitant d’un service satisfaisant. Effectivement, les prestataires proposent un panel de prestations qui simplifient la production de pièces dématérialisées. Les sociétés œuvrant dans ce domaine doivent respecter la législation en vigueur. La réglementation actuelle les oblige notamment à assurer l’intégrité des données et à se conformer aux normes concernant l’horodatage des documents et les signatures électroniques.
Sur ce marché, les chefs d’entreprises privilégient les offres destinées à optimiser la gestion des fiches de paie. Un bulletin de paie dématérialisé sera bien plus simple à éditer et à vérifier. En adoptant ce changement, les responsables pourront octroyer les primes sans commettre la moindre erreur. Les pièces sous format papier requièrent un travail laborieux pendant lequel l’intervenant risque de perdre sa concentration.
Dans un tout autre registre, les dirigeants portent un intérêt particulier croissant pour les factures dématérialisées. Il ne s’agit pas uniquement de simplifier la facturation, cette solution permet de faciliter l’accès aux documents stockés. Ainsi, les actionnaires seront en mesure d’évaluer la rentabilité réelle des activités.
