Pour une entreprise ou une organisation, la gestion des documents est un enjeu de taille. Au nombre des solutions disponibles, la GED se présente comme l’une des plus fiables. Toutefois, après en avoir fait le choix, il est impératif d’adapter son usage en prenant en compte les règles de conformité, d’accessibilité et de sécurité.
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
La solution GED se définit comme étant une gestion électronique des documents professionnels d’une entreprise ou d’une grande unité de production. Elle organise la gestion de tous les documents de façon numérique, indifféremment de leur origine ou leur type. En réalité, cette gestion concerne spécifiquement les courriers, les factures, les documents techniques, les délibérations. La GED centralise et sécurise tous les documents mis en gérance à un seul et même endroit : un serveur central.
Fonctionnement de la solution GED
Il est évident que La Gestion Électronique de Documents concerne tous les documents de l’entreprise. Qu’ils soient sur support papier ou en version électronique, les factures, les fiches de paie, les bons de commande sont concernés. Généralement, une GED fonctionne suivant trois étapes :
- La numérisation des documents. Il s’agit de la première phase du processus. Elle consiste à scanner tous les documents support papier de l’entreprise. Cette opération a pour but de réaliser la base de données numériques de tous ces documents et d’en disposer sous un format électronique.
- Le classement des documents par indexation. L’indexation des documents permet d’optimiser la recherche d’un document. En d’autres termes, toute solution GED se base sur une politique d’indexation des documents. Cela peut concerner des termes ou des expressions spécifiques qui pourront être utilisés comme mots-clés lors d’une éventuelle recherche.
- La sauvegarde ou le stockage des documents scannés : bien que ce soit la dernière étape, c’est aussi la plus importante. Car il s’agit là de la conservation des fichiers traités (scannés, analysés et répertoriés) sur un support technologique fiable et sûr. C’est pourquoi elle doit être bien mûrie et faire l’objet de réflexions durant la phase de conception et d’implémentation du système. Aussi, la question de la pérennité se pose puisque tous les documents répertoriés doivent être accessibles à n’importe quel moment sans risque de redondance et d’inaccessibilité aux données archivées.
Utilisation de la solution GED
Pour la gestion des documents au sein de votre organisation, la solution GED est conçue pour optimiser tous les processus documentaires. Faire usage du progiciel implique :
- La mise en place d’une politique de gestion de l’information au sein de votre entreprise,
- La standardisation des documents professionnels,
- La mise en conformité des règles d’utilisation et d’archivage,
- La diffusion et le transfert des données,
- Les fonctionnalités d’archivage et d’attribution de droits d’accès.
Avec les différents types de logiciels GED existants, chaque entreprise peut moduler l’utilisation selon ses propres principes de gestion et d’organisation des documents.
